Tenir une comptabilité de votre entreprise vous permet de connaître à tout moment sa santé financière et vous aide à prendre des décisions stratégiques. Les tâches d’un comptable ne se limitent pas à la préparation des déclarations de revenus et au paiement des impôts.
Votre rôle dans l’enregistrement des revenus et des dépenses peut déterminer le succès ou l’échec de votre entreprise.
Les avantages d’une comptabilité ordonnée
Avoir vos comptes en ordre offre à votre entreprise les avantages suivants :
- Il offre une connaissance approfondie de la situation économique et financière de votre entreprise.
- Il aide à anticiper les risques financiers et facilite la planification financière.
- Donne une meilleure compréhension des coûts et des dépenses.
- Optimise l’utilisation des ressources pour améliorer la rentabilité.
- Accompagnement dans la prise de décisions financières.
- Il facilite la planification fiscale et contribue à réduire le fardeau fiscal.
- Il permet d’évaluer le niveau d’endettement approprié pour l’entreprise.
Comment le porter ?
Pour réaliser une comptabilité ordonnée, il est important de sélectionner le professionnel comptable approprié, qui a une vision stratégique de l’avenir et qui est ordonné. Mais il est également nécessaire de mettre à disposition toute la documentation pertinente. Voici quelques conseils utiles pour garder une comptabilité ordonnée à tout moment :
Digitaliser les opérations comptables
L’émission de factures électroniques est déjà une obligation en Belgique. Cela a obligé les entreprises à acquérir des logiciels qui, en plus de cette fonction. La digitalisation permet également de réduire les erreurs de saisie de données, d’enregistrer et d’évaluer avec précision les revenus et les dépenses, d’estimer les coûts, etc.
Rassemblez les documents par type
La commande nécessite une structure. Donc catégoriser les documents, manuellement ou électroniquement, garantira que vous avez toujours les pièces justificatives dont vous avez besoin sous la main et qu’aucune n’est oubliée.
Classer les factures émises dans un ordre séquentiel. Chaque facture porte un numéro et les enregistrer dans cet ordre, qu’elles soient validées ou annulées, permet de mieux contrôler les revenus.
Si votre entreprise n’émet pas de factures mais seulement des reçus d’achat, il est essentiel d’enregistrer et de classer les coupures de caisse quotidiennes et les rapports émis par les caisses enregistreuses.
Vérifiez que les informations correspondent. Qu’il s’agisse de factures ou d’encaissements, tous les enregistrements doivent correspondre à l’argent saisi dans les comptes de l’entreprise. Le vérifier périodiquement aidera à détecter les erreurs à temps et facilitera la déclaration de revenus à la fin de chaque période fiscale.
Vérifier les soldes des comptes bancaires pour confirmer les dépôts et s’assurer que les retraits sont justifiés. De même, gardez une trace des chèques émis et des virements électroniques effectués.
Tenir un registre en temps opportun de toutes les acquisitions et de la gestion de la petite caisse pour contrôler les dépenses et effectuer les procédures fiscales applicables.
Enregistrez les dettes en temps opportun et vérifiez leur paiement à temps
Gérez la masse salariale de l’entreprise et enregistrez les paiements pour tous les concepts de rémunération, ainsi que faîtes les retenues d’impôt applicables à temps.
Enregistrez dans la comptabilité uniquement les factures émises au nom de l’entreprise. Une erreur courante consiste à vouloir inclure les reçus au nom des propriétaires, des associés ou des employés, mais cela peut entraîner des problèmes fiscaux lourds et coûteux.
Protégez correctement les livres de revenus et de dépenses afin que seules les personnes autorisées puissent y avoir accès.
Concilier les comptes bancaires mensuels et vérifier l’origine des revenus et la destination des dépenses, à la fois à des fins financières de l’entreprise et pour estimer correctement les impôts à payer à chaque période.
Le rôle de l’externalisation
Ce travail comptable est tellement spécialisé et important pour la santé financière de votre entreprise. Il est essentiel que vous ayez un comptable qui garde les comptes et les documents en ordre et qui anticipe les risques financiers et propose des solutions.
Si votre entreprise est petite et que vous ne pouvez pas embaucher un expert-comptable. Une bonne idée est de rechercher un service « d’externalisation » qui vous fournit le même service à l’extérieur.
